Ce contează în organizarea unei conferinţe

Acasă » Blog » Ce contează în organizarea unei conferinţe

Conferinţele sunt evenimente corporate necesare pe durata unui an. Fie că ai de anunţat extinderea firmei, lansarea unui produs sau unei noi direcţii ori schimbări manageriale, cea mai eficientă şi utilă cale de a duce anunţul la bun sfârşit este printr-o conferinţă.

Evenimentul aduce la un loc angajaţi, colaboratori şi/sau clienţi din întreg oraşul sau chiar din toată ţara. Pe lângă faptul că îi vei avea sub acelaşi acoperiş, vei putea să răsplăteşti participanţii prin activităţi sau ideile pe care le ai legate de eveniment.

Odată ce ai stabilit numărul participanţilor, locaţia poate fi uşor de ales. Un salon în afara Bucureştiului – chiar aproape de Ploieşti – acolo unde natura aproape că se împleteşte cu spaţiul interior, poate fi decorul de care ai nevoie. De ce detalii trebuie să mai ţii cont în organizarea conferinţei?

Dispunerea locurilor 

Un termen-limită pentru confirmarea prezenţei va fi util pentru momentele organizării. Cum altfel ai putea să ştii câţi participanţi vei avea la conferinţă şi cum îi aşezi? Orice companie are diferite tipuri de angajaţi, iar după confirmare vei putea trece la etapa următoare – modul în care ei vor fi dispuşi în sală. 

Această etapă este necesară pentru că sunt şanse mari ca un contabil din Bucureşti să nu aibă multe în comun sau să nu cunoască un agent de vânzări din Cluj-Napoca. O bună aşezare a participanţilor va avea o bună contribuţie la atmosfera evenimentului.

Aşteptările participanţilor

Aşteptările invitaţilor sunt importante, mai ales dacă ai mai organizat evenimente corporate pentru compania în discuţie. Dacă până în prezent, evenimentele au avut un concept, atunci îţi recomandăm să te gândeşti la un altul.

Conceptele de eveniment sunt utile pentru că îi dau coerenţă întregii săli şi atmosferei – prin decoruri, activităţi, giveaway-uri şi alte detalii. De asemenea, lucrul la un concept de eveniment vei descoperi că este chiar distractiv.

Nevoile tehnice

O conferinţă înseamnă prezentări, care au nevoie de un suport pentru a fi susţinute. În unele cazuri, poţi avea nevoie de suport pentru clipuri video – inclusiv boxe sau un sistem audio care susţine sunetul.

O bună comunicare cu event managerul localului te va lămuri dacă vei primi şi videoproiector, tablă sau alte accesorii sau dacă trebuie să găseşti un furnizor pentru ele. În plus, vei afla câte prize ai la dispoziţie, ce putere au acestea şi dacă localul are un generator disponibil în cazul în care apare o pană de curent.

Agenda zilei

O conferinţă care durează o zi întreagă sau mai mult de o zi implică mai multe mese principale şi pauze care includ fie servirea cafelelor, fie a unor gustări. Aceste momente trebuie acoperite, iar event managerul trebuie să ştie de ele, astfel încât să le poată pregăti.

Pauzele sunt esenţiale, deoarece ajută participanţii să se relaxeze, să socializeze şi apoi să se poată concentra din nou la informaţiile pe care le prezinţi. Personalul localului îţi va fi de mare ajutor legat de fiecare pauză din conferinţă.

Mesele principale

Mesele principale sunt, de obicei, prânzul şi cina. Dacă evenimentul durează mai mult de o zi, atunci va trebui să cauţi un spaţiu de cazare pentru participanţi şi să le asiguri micul dejun. 

Pentru a alege meniurile astfel încât toată lumea să se poată sătura şi să aibă opţiuni, este nevoie să ştii:

  • ce naţionalitate au participanţii – astfel vei şti dacă printre ei există musulmani ce nu consumă carne de porc,
  • care este numărul vegetarienilor sau veganilor pentru care va trebui să te gândeşti la meniuri sau garnituri consistente,
  • dacă ai angajaţi cu alergii la ingrediente comune în mâncare, astfel încât să poţi anunţa bucătarii.

De asemenea, îţi recomandăm să anunţi ce preparate se vor servi prin meniuri aflate pe masă şi ce ingrediente conţin acestea.

Activităţi de relaxare

Conferinţa include şi momente de team building sau activităţi de relaxare? Gândeşte-te când doreşti să se desfăşoare acestea, cum vor influenţa aranjamentul sălii şi de ce sau când ai putea avea nevoie de personalul localului pentru ajutor.

Momentele artistice sunt gustate de majoritatea invitaţilor. Dacă ai invitat artişti sau trupe care vor cânta live, aceştia vor avea nevoie de pregătiri proprii şi probe de sunet. Află aceste detalii din timp, ca să poţi organiza momentele conferinţei în detaliu.

Nevoile de curăţenie

Curăţenia poate părea un subiect delicat de discutat, însă este necesar. În plus, personalul localului a mai “trecut prin” evenimente corporate şi este probabil să fie deja la curent cu potenţialele tale nevoi. 

În cazul în care plănuieşti activităţi ce au nevoie de debarasare sau curăţenie, îţi recomandăm să le discuţi la vizionare. 

Succesul conferinţei: ✔️

Organizarea unei conferinţe este palpitantă şi surprinzătoare. Un astfel de eveniment este o încântare pentru angajaţi, clienţi şi colaboratori. Profită la maxim de posibilităţile pe care ţi le oferă un local în afara Capitalei şi organizează activităţi adiacente relaxante pentru toţi.

Succesul evenimentului, odată ce ai bifat aceste detalii, este aproape garantat. Mai rămâne doar să te bucuri şi tu de roadele muncii şi să savurezi o limonadă fresh alături de ceilalţi participanţi la evenimentul tău corporate!

Înapoi la BLOG
0725 559 995
info@sevaevents.ro